Ongoing monitoring in de eerstelijnszorg: grip op zorggeld én betere jaarrekeningcontrole
In de eerstelijnszorg – denk aan huisartsenpraktijken met een apotheekfunctie – komt alles samen: patiëntenzorg, declaraties via Vecozo, voorraadbeheer van medicijnen, personeelskosten en de financiële verantwoording richting zorgverzekeraars. Voor teams Finance is het de kunst om al deze geld- en informatiestromen onder controle te houden, zonder te verzanden in administratieve drukte.
Traditioneel gebeurde dat vooral achteraf: na afloop van het jaar volgt de accountantscontrole, worden afwijkingen besproken en worden verbeterpunten opgesteld voor de toekomst. Maar wie pas aan het eind van het jaar ontdekt dat declaraties niet volledig zijn verwerkt of dat medicijnvoorraden structureel te hoog staan, loopt achter de feiten aan.
De praktijk vraagt om een andere aanpak: continu inzicht in de belangrijkste processen, risico’s en prestaties. Dáár komt ongoing monitoring om de hoek kijken.
Van jaarafsluiting naar realtime inzicht
Het idee achter ongoing monitoring is eenvoudig: afwijkingen of fouten signaleren tijdens het jaar, niet pas ná afloop. Dat kan doordat steeds meer zorgorganisaties beschikken over geïntegreerde systemen – van elektronisch patiëntendossier (EHR) tot apotheek- en financieel systeem – die dagelijks data genereren.
Met de juiste koppelingen en analyses ontstaat een dashboard dat de financiële gezondheid van de organisatie continu zichtbaar maakt. Niet als vervanging van de jaarrekeningcontrole, maar als voorportaal van betrouwbaarheid: wanneer processen en data op orde zijn, verloopt ook de audit soepeler en inhoudelijker.
Van KPI naar beheersingsraamwerk
Een losse KPI – bijvoorbeeld ‘omzet per huisartsconsult’ – vertelt op zichzelf weinig. De kracht zit in het begrijpen waar die KPI vandaan komt: welk proces, welk risico, welke interne beheersingsmaatregel en welk IT-systeem eraan ten grondslag liggen.
Door KPI’s te verbinden aan een gestructureerd raamwerk van proces – risico – beheersing – IT – data, ontstaat een gedeelde taal tussen finance-teams en auditors. Dat maakt de controle niet alleen transparanter, maar ook slimmer: beide partijen kunnen zich focussen op oorzaken van afwijkingen in plaats van op de symptomen.
Voorbeeld 1 – Omzet per huisartsconsult
- Proces: declaratie van consulten via Vecozo
- Risico: onder- of overdeclaratie door foutieve registratie of tarieffouten
- Interne beheersing: automatische koppeling van consultregistraties aan declaratiecodes, validatie in het EHR
- IT-systeem: elektronisch patiëntendossier (EHR) en Vecozo-declaratieportaal
- KPI / Data: totale omzet gedeclareerd ÷ aantal geregistreerde consulten
- Data-analyse inzet: trendanalyse en outlierdetectie – bijvoorbeeld artsen met opvallend hoge of lage omzet per consult
Met deze analyse worden structurele verschillen zichtbaar die eerder onopgemerkt bleven. Een arts met veel korte consulten maar een hoge omzet kan wijzen op een tariefafwijking of foutieve registratie. Een dashboard signaleert dit automatisch, zodat bijsturing mogelijk is vóórdat de jaarrekening wordt opgesteld.
Voorbeeld 2 – Voorraad medicijnen
- Proces: inkoop en uitgifte van medicijnen via de apotheek
- Risico: voorraadverlies door verval, veroudering of verkeerde registratie
- Interne beheersing: periodieke inventarisatie en controles op voorraadrotatie
- IT-systeem: apotheekbeheersysteem gekoppeld aan financieel systeem
- KPI / Data: voorraadwaarde in dagen; percentage vervallen medicatie
- Data-analyse inzet: slow-moveranalyse, vergelijking voorraadwaarde versus omzet, signalering van vervaldata
Door data-analyse in te zetten, kan de apotheek vroegtijdig signaleren welke medicijnen nauwelijks nog worden uitgegeven en mogelijk verouderen. Dat voorkomt afwaarderingen en onnodige voorraadkosten. Daarnaast kan de auditor gebruikmaken van dezelfde data om de volledigheid van de inkoop en uitgifte te toetsen – zonder een kast vol doosjes te moeten tellen.
Voorbeeld 3 – Debiteurentermijnen
- Proces: facturering en incasso bij zorgverzekeraars en patiënten
- Risico: liquiditeitsproblemen door trage betalingen of oninbare posten
- Interne beheersing: automatische herinneringen, voorziening dubieuze debiteuren
- IT-systeem: financieel systeem, gekoppeld aan Vecozo voor declaratiestatus
- KPI / Data: gemiddelde betalingstermijn, percentage oninbare posten
- Data-analyse inzet: aging analysis, signalering van structureel late betalingen per verzekeraar
Veel eerstelijnszorginstellingen kampen met liquiditeitsdruk doordat verzekeraars of patiënten traag betalen. Met ongoing monitoring wordt die druk zichtbaar gemaakt in real time: niet meer pas bij de jaarafsluiting, maar elke maand. Finance kan zo beter sturen op cashflow, en de accountant kan eenvoudiger vaststellen dat de debiteurenpositie realistisch is gewaardeerd.
De meerwaarde voor de jaarrekeningcontrole
De accountant van vandaag werkt steeds meer data-driven. Wanneer zorginstellingen hun eigen processen en KPI’s op een vergelijkbare manier monitoren, sluit dat perfect aan op deze aanpak.
De voordelen zijn concreet:
- Minder ad-hoc vragen tijdens de controle
- Betere onderbouwing van posten als omzet, voorraad en debiteuren
- Snellere afronding van de audit, met meer aandacht voor interpretatie in plaats van detailcontrole
- Waardevolle inzichten die doorwerken in managementrapportages en strategische keuzes
Cultuuromslag: van compliance naar inzicht
Toch is ongoing monitoring meer dan een technische exercitie. Het vraagt een verandering van mindset binnen finance- en zorgteams. Waar controles vroeger werden gezien als een noodzakelijk kwaad, worden ze nu onderdeel van het dagelijks sturen.
Dat betekent:
- Data serieus nemen als basis voor beslissingen
- IT-systemen zó inrichten dat ze betrouwbare en herleidbare informatie leveren
- Auditors vroegtijdig betrekken bij de inrichting van datadashboards
Conclusie
Ongoing monitoring en data-analyse geven teams in de eerstelijnszorg structureel grip op omzet, kosten en liquiditeit. Door KPI’s te verankeren in een raamwerk van proces, risico, beheersing, IT en data ontstaat een dashboard dat niet alleen intern waarde toevoegt, maar ook de jaarrekeningcontrole versnelt en verdiept.
De audit verandert zo van een jaarlijkse verplichting in een gezamenlijk leerproces – waarin finance, zorg en audit samenwerken aan transparantie, efficiëntie en beter gebruik van zorggeld.
De belofte van ongoing monitoring is dan ook simpel: minder verrassing, meer vertrouwen. Ben je als CFO of finance manager geintereseerd om hier samen verder over te sparren, vanuit perspectief van interne monitoring, of juist vanuit perspectief externe audit, neem gerust contact met mij met op.