De jaarrekening zonder ERP-systeem: hoeveel kunnen we vandaag al reconstrueren?
Kunstmatige intelligentie, digital twins en geavanceerde data-analyse veranderen het vakgebied van auditing in hoog tempo. Toch ligt de grootste innovatie misschien dichterbij dan veel mensen denken. De vraag is niet alleen welke technologie beschikbaar komt, maar ook hoeveel van een jaarrekening we vandaag de dag al kunnen reconstrueren zonder toegang tot het ERP-systeem.
Door gebruik te maken van operationele, onafhankelijke databronnen, logistieke informatie en externe gegevens ontstaat een nieuw perspectief op de controle van financiële informatie. Dat biedt kansen voor accountants om steeds onafhankelijker vast te stellen wat de economische werkelijkheid daadwerkelijk is.
Wie de discussies over AI, digital twins en de toekomst van auditing volgt, krijgt soms de indruk dat we aan de vooravond staan van een technologische revolutie die het accountantsberoep volledig gaat veranderen. De ene week gaat het over AI-agenten die zelfstandig controles uitvoeren, de volgende week over digital twins die een complete onderneming digitaal nabouwen. Het zijn interessante ontwikkelingen, maar ze leiden soms ook af van een veel fundamentelere vraag.
Wat gebeurt er eigenlijk wanneer een accountant geen toegang krijgt tot het ERP-systeem van een onderneming?
Het is een gedachte-experiment dat ongemakkelijk aanvoelt. Vrijwel iedere accountant is opgegroeid met het idee dat de financiële administratie het vertrekpunt vormt van de controle. We beginnen bij het grootboek, sluiten subadministraties aan, analyseren journaalposten en volgen transacties door het systeem. Maar stel nu eens dat die systemen volledig buiten bereik blijven. Hoeveel van de economische werkelijkheid kunnen we dan nog zelfstandig vaststellen?
Het antwoord is waarschijnlijk veel meer dan de meeste mensen denken.
Een onderneming laat overal datasporen achter
Een moderne onderneming bestaat niet uitsluitend uit een ERP-systeem. Integendeel. Veel organisaties produceren tegenwoordig een bijna onafgebroken stroom van gegevens buiten de financiële administratie om.
Een retailer beschikt over kassadata, webshoptransacties, logistieke informatie, voorraadscans en betalingsgegevens. Een hotel genereert reserveringen, check-ins, bezettingsinformatie en pintransacties. Een sportbond verwerkt contributies, ticketverkopen en sponsorcontracten. Een groothandel produceert goederenbewegingen, transportgegevens, containerinformatie en bankontvangsten.
Al deze gegevens vertellen een verhaal over wat een onderneming daadwerkelijk doet. Dat verhaal ontstaat vaak onafhankelijk van het grootboek. Wanneer een klant een product koopt, een pakket wordt verzonden, een container arriveert in Rotterdam of een betaling op de bankrekening binnenkomt, ontstaat er een digitaal spoor dat losstaat van de financiële administratie. Het ERP-systeem registreert uiteindelijk dezelfde gebeurtenis, maar is niet langer de enige bron van waarheid.
Omzet wordt steeds eenvoudiger te reconstrueren
Neem omzet als voorbeeld.
Twintig jaar geleden was de omzetregistratie vaak uitsluitend zichtbaar binnen het administratieve systeem van de onderneming. Tegenwoordig bevinden de relevante gegevens zich op meerdere plaatsen tegelijk.
Een webshop registreert een bestelling. De logistieke dienstverlener registreert een verzending. De betaaldienst registreert een betaling. De bank registreert een ontvangst. De klant ontvangt een bevestiging. Soms wordt zelfs een track-and-trace-code gegenereerd die extern kan worden gevolgd. Wanneer deze bronnen worden gecombineerd ontstaat een vrijwel volledige reconstructie van de omzetstroom.
Bij veel ondernemingen is het inmiddels realistischer om omzet onafhankelijk te reconstrueren dan om duizenden transacties handmatig te controleren.
Voorraad vertelt een eigen verhaal
Hetzelfde geldt voor voorraad. Jarenlang was voorraad een van de meest uitdagende posten binnen de jaarrekening. In werkelijkheid wordt voorraad tegenwoordig vaak ondersteund door een enorme hoeveelheid operationele data.
Goederen worden gescand bij binnenkomst. Locaties worden geregistreerd. Transporteurs houden bewegingen bij. Containers worden gevolgd. Magazijnsystemen registreren mutaties. Daardoor ontstaat een interessante situatie.
De theoretische voorraad kan steeds beter worden berekend vanuit operationele gebeurtenissen: Beginvoorraad plus inkopen minus verkopen resulteert in een verwachte eindvoorraad. Wanneer die berekening afwijkt van de geregistreerde voorraad ontstaat onmiddellijk een onderzoeksvraag.
Dat is geen digital twin. Dat is simpelweg een onafhankelijke reconstructie van de werkelijkheid.
Banken zijn al jaren een externe waarheid
Misschien is het duidelijkste voorbeeld wel de bankrekening. Niemand zou vandaag de dag serieus voorstellen om een banksaldo uitsluitend vast te stellen op basis van een grootboekrekening. De onafhankelijke bankinformatie wordt immers beschouwd als een betrouwbaardere bron.
Op dat moment ontstaat een interessante gedachte. Waarom zouden we dat principe uitsluitend toepassen op liquide middelen?Waarom zouden we niet steeds meer posten benaderen vanuit onafhankelijke databronnen die buiten de onderneming zelf ontstaan?
De grenzen van de reconstructie
Wie nu denkt dat de volledige jaarrekening binnenkort automatisch kan worden opgebouwd vanuit externe databronnen, komt echter bedrogen uit.
Want zodra we de transactiewereld verlaten, verandert het speelveld volledig.
Een voorziening voor een juridische procedure laat zich niet reconstrueren vanuit logistieke data. Een goodwillwaardering ontstaat niet uit banktransacties. Een impairmenttest is geen optelsom van leveringen en betalingen, maar een verzameling aannames over de toekomst.
Ook de continuïteitsveronderstelling blijft grotendeels mensenwerk. Geen enkele dataset kan voorspellen welke strategische keuzes een directie volgend jaar maakt of welke financieringsafspraken met banken worden gesloten.
Juist op die punten blijkt dat een jaarrekening voor een belangrijk deel niet bestaat uit feiten, maar uit professionele inschattingen.
De echte toekomst van auditing
Misschien ligt daar wel de meest interessante conclusie. De toekomst van auditing draait waarschijnlijk niet om het bouwen van een volledige digitale tweeling van een onderneming. De toekomst draait om het steeds beter onafhankelijk reconstrueren van de transactierealiteit.
Dat betekent meer gebruik van externe databronnen, meer procesdata, meer logistieke informatie, meer koppelingen met operationele systemen en meer mogelijkheden om gebeurtenissen rechtstreeks waar te nemen. Iets wat een kantoor als Coney Minds als mindset heeft.
Naarmate die mogelijkheden toenemen, verschuift de rol van de accountant vanzelf.
Minder tijd zal worden besteed aan het vaststellen van transacties die al vanuit meerdere onafhankelijke bronnen kunnen worden bevestigd. Meer tijd zal worden besteed aan de vraagstukken waar technologie nog geen antwoord op heeft: schattingen, verwachtingen, risico’s, strategie en professionele oordeelsvorming.
Dat is misschien minder spectaculair dan de belofte van een allesomvattende digital twin. Het is echter wel een ontwikkeling die vandaag al zichtbaar is. En misschien is dat uiteindelijk de meest interessante vraag van allemaal. Niet of we een onderneming volledig digitaal kunnen nabouwen. Maar hoeveel van de economische werkelijkheid we vandaag al kunnen reconstrueren zonder ooit in het ERP-systeem te kijken.