Smart in Control: hoe de hotelcontroller van vandaag grip houdt op omzet, bezetting en kosten

“Alles draait hier om bezetting,” zei hij, “maar eerlijk: het voelt soms alsof ik alleen maar achter de feiten aan loop.”

Herkenbaar? De hotellerie is een van de meest datagedreven sectoren, maar juist daar worstelen veel controllers met interne beheersing. De marges zijn dun, de volumes hoog, de systemen talrijk, en de risico’s liggen overal: een verkeerd ingevoerde promotiecode, een vergeten no-show, een mismatch tussen het reserveringssysteem en de factuur.

Toch zie ik ook: het kán anders. En dat begint met een nieuwe manier van denken over controle: “smart in control.”

Interne beheersing is geen vinklijst

In veel hotels betekent interne controle nog steeds: achteraf kijken of het klopt. Pas bij de maandafsluiting of – erger – de accountantscontrole, komen afwijkingen aan het licht. Dan blijkt dat de omzet van de minibar niet klopt, dat de bezettingsgraad lager was dan gedacht, of dat er drie dagen lang een fout in de koppeling met Booking.com zat.

Maar slimme controllers draaien het om: die gebruiken data en technologie om al tijdens het proces te zien wat er misgaat. Niet wachten tot het misloopt, maar realtime grip. En dat is precies waar ‘smart in control’ over gaat.

Drie slimme voorbeelden uit de praktijk

1. Omzetverantwoording op basis van P × Q

Koppel je bezettingsdata (Q) en gemiddelde kamerprijs (P) aan de omzet die geboekt wordt in het financiële systeem. Zet dat in een dashboard en je ziet direct: klopt het wat we vandaag aan kamers hebben verkocht? Loopt revenue per kanaal (OTA, direct, corporate) zoals verwacht? En zijn alle extra’s (ontbijt, late check-out, toeristenbelasting) netjes geboekt?

Het is simpele wiskunde, maar met grote impact: je voorkomt revenue leakage én hebt een ijkpunt voor je dagrapportage.

2. Personeelsinzet koppelen aan bezettingsdata

In plaats van achteraf uitleggen waarom je personeelskosten zijn doorgeschoten, kun je met tools als Dyflexis of Hotek realtime koppelen aan je forecast en bezetting. Zo kun je sturen op metrics zoals:

• Omzet per gewerkt uur
• Kosten per bezette kamer
• Afwijkingen tussen geplande en werkelijke inzet

Het gevolg? Minder discussie met operations, meer grip op kosten én gasttevredenheid.

3. Slimme controle op promoties en kortingen

Een terugkerend probleem in veel hotels: kortingscodes die té vaak gebruikt worden. Door reserveringsdata en marketingacties te koppelen, kun je precies zien:

• Hoe vaak en wanneer een code is gebruikt
• Of medewerkers ze zelf intern toepassen
• Wat het effect is op je marges

Zo wordt pricing controleerbaar en strategisch — niet alleen creatief.

Waarom controllers onmisbaar zijn in het slimme hotel

Als controller hoef je geen programmeur te worden. Maar je moet wél de taal van data spreken. Want het slimme hotel van nu heeft:

• Een PMS met real-time data
• POS-systemen voor horeca en vergaderzalen
• Personeelsroosters gekoppeld aan forecasts
• Revenue management tools met AI-dynamiek

Als je dat allemaal aan elkaar verbindt (met hulp van BI, IT of externe tools), kun je als controller de spil worden tussen operatie, directie en strategie.

Smart in Control is geen modewoord

Het is de toekomst van financiële beheersing in hospitality. Geen eindeloze Excel-controles meer, maar slimme, datagedreven inzichten die elke dag helpen bij:

• Het verlagen van risico’s
• Het verbeteren van marges
• Het verhogen van betrouwbaarheid in rapportages
• Het voeren van de juiste gesprekken met operationeel management

Tot slot

De hotelsector is dynamisch, complex en razendsnel. Als controller kun je daarin óf achter de feiten aanlopen, óf vooropgaan met data. Wie kiest voor die tweede route, ontdekt dat slimme technologie niet ingewikkeld hoeft te zijn — als je weet waar je moet kijken.

Smart in Control betekent niet alles dichtregelen, maar realtime grip op wat ertoe doet. En dat begint met een nieuwsgierige controller, een open dashboard en de vraag: waar stroomt het geld vandaag écht?

Pieter de Kok RA