Ongoing monitoring in de eerstelijnszorg: grip op zorggeld, zonder papieren molens

Het antwoord ligt in ongoing monitoring: slimme, continue controle op basis van data uit je eigen systemen. Een vorm van interne beheersing die past bij de zorgpraktijk van vandaag, en essentieel is bij thema’s als horizontaal toezicht, risicogericht toezicht en het voorkomen van terugvorderingen of reputatieschade.

Wat is ongoing monitoring eigenlijk?

Ongoing monitoring is niets anders dan voortdurend inzicht in je belangrijkste risico’s, gebaseerd op actuele data. Je gebruikt informatie uit het HIS (Huisartseninformatiesysteem), AIS  of financieel systeem om automatisch afwijkingen op te sporen, trends te herkennen en tijdig in te grijpen. Geen vinklijst achteraf, maar een continu waarschuwingssysteem dat meegroeit met je praktijk.

Voorbeelden:

• Automatische signalering bij onlogische combinaties van consultcodes of medicijnen
• Vergelijking van gedeclareerde verrichtingen met het patiëntendossier
• Realtime melding bij overschrijding van maximumaantallen of limieten
• Analyse van mutaties in gedeclareerde dossiers (wie wijzigt wat, wanneer?)

Huisartsenzorg en medicijnverkoop: twee stromen, veel risico’s

In een organisatie waar huisartsenzorg en apotheek samenkomen, lopen twee cruciale geldstromen door elkaar: verrichtingsdeclaraties en medicatieverkopen. Juist in deze combinatie schuilt veel risico — én potentieel voor slimme monitoring.

Consultdeclaraties

• Worden vastgelegd in het HIS en gedeclareerd via VECOZO
• Risico’s: declaraties zonder consult, onlogische codes, verhoogde tarieven zonder onderliggende registratie
• Monitoring: verband controleren tussen consult, tijdstip en declaratie; afwijkend declaratiegedrag per zorgverlener zichtbaar maken

Medicijnverkoop via apotheek

• Verloopt via het AIS, gekoppeld aan de G-Standaard
• Risico’s: dubbele afleveringen, recepten zonder onderliggend voorschrift, interacties of combinaties die afwijken van zorgprotocollen
• Monitoring: afstemming tussen voorschrift en levering, signalering bij hoge volumes of herhaalpatronen

Wat is de rol van data-analyse?

Data-analyse is de motor onder ongoing monitoring. Zonder slimme analyse van gegevens uit het HIS, AIS en declaratiesysteem zie je veel risico’s simpelweg niet. Data-analyse maakt het mogelijk om verbanden te leggen, afwijkingen op te sporen en risico’s vroegtijdig te signaleren — automatisch, systematisch en objectief.

Denk aan:

• Verbandcontroles:
  Klopt het aantal gedeclareerde consulten met het aantal geregistreerde patiënten? Zijn er opvallend veel consulten op zaterdagen?
• Trendanalyses:
  Stijgt het medicijngebruik ineens binnen een bepaalde patiëntgroep of per voorschrijver?
• Afwijkingsdetectie:
  Zijn er zorgverleners die structureel boven het gemiddelde declareren? Of patiënten die buitenproportioneel vaak herhaalmedicatie ontvangen?

Waarom het werkt:

Zorgdata zijn in hoge mate gestructureerd (denk aan consultcodes, standaardtarieven, G-Standaard), waardoor ze zich uitstekend lenen voor eenvoudige maar krachtige analyses. Dit kan al in Excel, Power BI of met standaardrapportages uit het HIS of AIS.

Data-analyse maakt afwijkingen zichtbaar vóórdat ze een probleem worden. Niet als vervanging van de arts of praktijkmanager, maar als extra paar ogen in een wereld met veel cijfers en weinig tijd.

Interne beheersing: vijf tips voor een gezonde AO/IC

De basis voor ongoing monitoring ligt in een robuuste interne beheersing. Hieronder vijf praktische tips die iedere zorgorganisatie kan toepassen:

1. Scheid functies en voorkom stille fouten

Laat niet één persoon registreren, corrigeren én declareren. Zorg voor controlemomenten of geautomatiseerde goedkeuring bij herdeclaraties of correcties.

Praktijkvoorbeeld: Een arts declareert verrichtingen en corrigeert achteraf fouten, maar niemand ziet dat een verhoogd ANW-tarief per ongeluk wordt doorgevoerd op werkdagen. Met monitoring zie je dit in realtime.

2. Zorg dat je systemen met elkaar praten

Vaak zitten er knelpunten tussen HIS, AIS en boekhouding. Fouten ontstaan bij niet-geautomatiseerde overnames of handmatige mutaties.

Tip: Laat regelmatig controleren of het aantal consulten in je HIS overeenkomt met de facturen die daadwerkelijk zijn verzonden. En kijk of recepten ook écht zijn afgeleverd.

3. Beperk toegangsrechten en log alles

Toegang tot gedeclareerde dossiers moet beperkt zijn. Laat medewerkers niet onbedoeld declaraties wijzigen ná verzending. Log wie wanneer wat aanpast.

Monitoringvoorbeeld: Een medewerker die buiten openingstijden declaraties corrigeert, wordt gesignaleerd via loganalyse. Niet per se fraude, wél risicovol.

4. Gebruik bestaande controlemodellen

Gebruik AO/IC-richtsnoeren zoals van Hibis, SRFA of ZN. Veel controlepunten zijn al uitgewerkt: maximale consultfrequenties, declaratieregels, logische combinaties van behandelingen.

Voordeel: Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. De basis ligt klaar — gebruik hem.

5. Zet je audittrail om in waardevolle signalen

Logging is mooi, maar pas nuttig als je het gebruikt. Laat maandelijks een overzicht draaien van wijzigingen in consulten of recepten ná declaratie.

Zorgmanagement: Maak afwijkend gedrag bespreekbaar in MDO’s of kwartaalbesprekingen. Niet om te straffen, maar om te leren en verbeteren.

Conclusie: monitoring als medisch hulpmiddel

Ongoing monitoring is geen extra laag bureaucratie, maar een manier om de kwaliteit van je zorgorganisatie te versterken. Het zorgt ervoor dat geldstromen kloppen, fouten tijdig worden ontdekt en dat jij als zorgorganisatie professioneel en verantwoord optreedt richting verzekeraars, toezichthouders én patiënten.

Want als de zorg onder druk staat, moet je administratie niet de zwakke plek zijn. Integendeel: het moet je ondersteunen — net als een goede stethoscoop.